Logiciel de gestion de parc auto : faire le bon choix

Logiciel de gestion de parc auto : faire le bon choix

Afin de les accompagner dans la gestion de leur flotte, les gestionnaires de parc s’appuient sur un logiciel de gestion de parc auto. Cette démarche est tout à fait légitime et quasi-impérative pour les personnes ayant en charge la gestion d’un parc conséquent de véhicules. En effet, il est possible de gérer une flotte de 5 véhicules avec l’aide d’un cahier et d’un stylo, en revanche c’est impensable pour une flotte de 1000 véhicules. L’utilisation d’un logiciel de gestion de parc véhicules est fortement recommandée pour la gestion d’une flotte comprenant plus de 50 véhicules. Pour vous guider dans ce choix, nous avons détaillé les caractéristiques que doit présenter un logiciel de gestion de parc auto digne de ce nom.

Un logiciel de gestion de parc de véhicules doit respecter un certain nombre de critères

Avant de prendre une décision concernant l’acquisition de votre logiciel de gestion de parc de véhicules, assurez-vous que ce dernier répond à ces exigences clés :

  • Adaptabilité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter à la structure, aux procédures et aux objectifs de votre société. Il doit donc pouvoir être paramétré en fonction des prérequis de celle-ci.
  • Modulabilité : Le logiciel de gestion de parc auto doit proposer l’intégration de plusieurs modules tels que la maintenance, les achats, les web services, le négoce, la gestion des PV, celle des dommages et des sinistres, ou encore la comptabilité. Vous pouvez ainsi choisir les modules dont vous avez besoin à un instant donné et projeter d’en acquérir de nouveau par la suite. De nouveaux modules doivent pouvoir être développés si besoin.
  • Mobilité : Actuellement, tous les logiciels de gestion peuvent être utilisés depuis un ordinateur. Cependant il est de plus en plus important d’avoir la possibilité de saisir et de consulter vos données où que vous soyez, à n’importe quel moment. La possibilité d’accéder au logiciel depuis une tablette ou un smartphone est donc plus que nécessaire.
  • Flexibilité et Évolutivité : Le logiciel est utilisable indépendamment du nombre de véhicules et du volume de données à gérer. Son efficacité ne doit pas être affectée par ces deux variables. Cependant le budget alloué au logiciel doit être pondéré par le nombre de véhicules à gérer. Il est tout à fait logique d’avoir un budget différent à consacrer au logiciel de gestion de parc véhicules selon que vous en ayez 50 ou 10 000 à gérer.
  • Analyses et Statistiques : Le logiciel doit pouvoir vous fournir des analyses statistiques détaillées et entièrement paramétrables afin de vous permettre un pilotage optimal de votre parc et une gestion des coûts pointue et donc une meilleure prise de décision.
  • Alertes : Le logiciel doit vous donner la possibilité de programmer des alertes automatiques dans les sections que vous désirez (entretien, encours, rachat…etc) afin de vous permettre de respecter les procédures de votre société.
  • Export et Extraction des données : Le logiciel de gestion de parc auto doit vous permettre d’extraire des données analytiques, statistiques ou encore comptable afin de pouvoir les exploiter au travers d’autres outils et les faire circuler à vos collaborateurs.
  • Compatibilité avec les outils de Télématique : Le logiciel doit être compatible avec les outils de télématique que votre société utilise afin de d’en tirer les meilleurs résultats.
  • Compatibilité avec vos outils informatiques déjà en place : Le logiciel doit permettre un échange de données avec vos autres outils informatiques de gestion (logiciel de comptabilité par exemple). Un bon logiciel de gestion de flotte doit vous offrir la possibilité de communiquer avec le système d’information global de votre société.

Le capital humain derrière chaque logiciel de gestion de parc automobile

Un logiciel de gestion de parc automobile convaincant ne se résume pas uniquement aux fonctionnalités qu’il propose, loin de là. En fait derrière chaque logiciel performant, une équipe d’hommes et de femmes accompagne les utilisateurs quotidiennement dans leur activité.

Il est tout à fait concevable d’être amadoué par une solution qui se présente comme un logiciel gratuit pour gestion de parc auto. Dans certains cas cela peut s’avérer être une alternative correcte pour les personnes ayant la responsabilité d’un parc très restreint ou pour un dépanner temporairement. Il est par contre utopique de prétendre à une excellente qualité de service  en utilisant un outil « gratuit » ou encore de s’attendre à un outil complet et parfaitement stable.

C’est pourquoi l’équipe et les services qui entourent le logiciel de gestion de parc automobile sont aussi importants que le logiciel lui-même. Assurez-vous d’avoir un interlocuteur dédié chez l’éditeur, si il possède plusieurs années d’expérience c’est encore mieux : il comprendra les enjeux de votre secteur et vous proposera des solutions personnalisées afin de répondre à vos besoins. Il n’y a rien de plus frustrant que de devoir patienter des heures au téléphone, de ne jamais avoir la même personne au bout du fil ou encore pire, de devoir expliquer à votre interlocuteur les bases de votre métier.

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