Bien choisir son progiciel de location de matériel

Le choix d’un progiciel de location de matériel est une démarche importante car cet outil doit impacter, positivement, votre activité de tous les jours. Un ERP de location de matériel efficace et complet doit pouvoir s’adapter à une activité de location « généraliste » avec des matériels divers et variés à la location, gros comme petits. Mais il doit aussi être en capacité de gérer une activité de location « spécialiste » qui dépend d’un secteur beaucoup plus spécifique tel que le terrassement, la manutention, le levage, le modulaire ou encore événementiel.

Les 6 fonctionnalités indispensables d’un progiciel de location de matériel

1 Un progiciel de location de matériel complet et performant doit être en mesure de gérer les activités Distribution, Location et Réparation (DLR). L’ERP de location de matériel doit donc présenter des modules qui vous permettent non seulement de gérer la location de vos matériels (du devis à la facturation en passant par la réservation et le contrat) mais aussi la réparation et l’entretien de ces derniers. La grande majorité des loueurs de matériels possède un atelier, cet atelier a besoin de pièces détachées afin d’effectuer les opérations de maintenance nécessaires. C’est pourquoi le progiciel de location de matériel doit vous permettre de gérer une activité de négoce (achat / vente) que ce soit pour gérer l’achat des pièces détachées, pour vendre ces mêmes pièces détachées, des consommables ou vos matériel.

2 Le logiciel doit vous proposer un outil de planification ergonomique et simple d’utilisation. Le planning, qu’il soit affiché par chantier ou par matériel, doit permettre à tous vos collaborateurs ou agences d’avoir la même information en temps réel. Vous êtes ainsi assuré de pouvoir allouer vos ressources de la manière la plus optimale possible.

3 L’ERP de location doit pouvoir s’intégrer parfaitement à votre système informatique existant. Il doit être en mesure d’échanger des données avec vos outils déjà en place (comptabilité, télématique, site web). Ainsi, l’implémentation du progiciel de location ne remet pas en cause votre système déjà en place mais vient le compléter.

4 Pour vos équipes itinérantes, commerciaux ou techniciens, le logiciel doit vous proposer des solutions mobiles afin qu’ils aient accès à l’information dont ils ont besoin directement sur le terrain. Ces solutions peuvent se traduire par des états des lieux de vos matériels sur tablette synchronisés avec votre ERP de location ou encore par l’utilisation d’un planning d’intervention digital pour les techniciens itinérants. Certains progiciels de location de matériel proposent également une synchronisation des données opérationnelles avec un CRM dédié au métier de la location de matériel. Il permet à votre force de vente d’avoir un suivi pointu de vos clients et prospects et de planifier des actions de relances, de conquête ou de diffusion marketing.

5 Un progiciel de location de matériel doit être au service de la rentabilité. Il peut vous aider dans votre prise de décisions et votre orientation stratégique. C’est pourquoi certains logiciels proposent des centres d’analyses très détaillés qui vous permettent d’exploiter des statistiques et des indicateurs très poussés sur votre activité.

6 Chaque société est différente et au sein de chaque société, tous les collaborateurs sont différents. L’ERP de location de matériel doit donc être paramétrable en fonction des besoins de votre société mais aussi de son identité et de ses habitudes. Il doit également d’adapter à vos collaborateurs et leurs responsabilités. Il est essentiel que le progiciel propose une version multilingue si vous prévoyez d’exporter votre activité.

L’éditeur de l’ERP de location de matériel

Un ERP de location de matériel ne se résume pas uniquement à ses fonctionnalités. Il est important de porter une attention particulière à l’éditeur du logiciel. Il doit être un partenaire fiable et disponible car il va vous accompagner tout le long de votre utilisation du progiciel de location. Préférez un partenaire qui sera accessible facilement en cas de besoin, si vous avez un interlocuteur privilégié au sein de la société c’est encore mieux. Prenez le temps d’étudier les conditions de support et de maintenance du logiciel. Avoir accès à un numéro de téléphone direct ou à une simple adresse email pour vous assurer le support technique n’est pas vraiment la même chose. Il est important que l’éditeur du logiciel connaisse votre métier afin d’être en mesure de vous fournir des conseils et une expertise de qualité. Dernière chose à retenir, le logiciel doit être complet mais pas complexe : l’implémentation d’un logiciel complexe est longue et fastidieuse, elle vous fera perdre du temps et de l’efficacité. Préférez une solution ergonomique et performante qui ne demandera pas des mois et des mois d’adaptation.

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